Guides · 15 novembre 2026

Gérer sa conciergerie sur Excel : jusqu'où ça tient, et quand passer à un outil

Excel ou Google Sheets suffisent pour démarrer une conciergerie Airbnb. Voici les signes qu'il est temps de changer, et comment le faire sans tout perdre.

Presque toutes les conciergeries commencent avec un tableur : un onglet par logement, un onglet pour les ménages, un autre pour ce qu'on doit aux propriétaires. C'est gratuit, souple, et on le maîtrise. Il n'y a aucune honte à rester sur Excel tant que ça marche.

Le problème n'est pas Excel. C'est tout ce qui se passe autour : copier les réservations à la main, relancer la femme de ménage, refaire les comptes en fin de mois.

Les signes que le tableur ne suffit plus

• Tu recopies les réservations. Chaque nouvelle réservation Airbnb ou Booking finit dans ton fichier à la main. Une seule oubliée, et c'est un ménage raté.
• Tu as plusieurs versions du fichier. Celle de ton ordinateur, celle envoyée à ton associé, celle que la femme de ménage consulte sur son téléphone (en zoomant).
• Tes messages sont partout. Airbnb, Booking, WhatsApp, SMS, e-mails des propriétaires. Le tableur ne t'aide pas à savoir qui attend une réponse.
• La fin de mois prend une journée. Calculer pour chaque propriétaire les nuits, les revenus, ta commission et les frais de ménage, puis le mettre en forme.
• Tu ne peux pas partir trois jours. Tout est dans ta tête et dans ton fichier.

Si tu te reconnais dans deux ou trois de ces points, tu passes probablement plus de temps à tenir ton fichier qu'à développer ton activité. En général, ça arrive entre 5 et 15 logements.

Ce qu'un outil doit faire à ta place

Avant de comparer des logiciels, liste ce que tu fais à la main chaque semaine. Un bon outil pour une petite conciergerie doit au minimum :

1. récupérer les réservations des plateformes sans recopie (au moins par les calendriers iCal) ;
2. créer les ménages à partir des départs et les montrer à tes prestataires ;
3. rassembler les messages des voyageurs au même endroit ;
4. sortir un relevé par propriétaire à la fin du mois.

Le reste (serrures connectées, livret d'accueil, statistiques) est un bonus. Méfie-toi des outils pensés pour des agences de 200 logements : tu paieras pour des fonctions que tu n'utiliseras jamais, et la prise en main prendra des semaines.

Changer sans tout casser

• Commence par un ou deux logements, ceux qui tournent le plus. Garde ton tableur en parallèle pendant un mois.
• Importe d'abord les calendriers, puis les prestataires, puis les propriétaires. L'historique peut rester dans le tableur.
• Mets ta femme de ménage dans la boucle tôt. Si elle n'adopte pas l'outil, tu reviendras aux SMS.
• Vérifie que tu peux repartir : l'outil doit te laisser exporter tes données à tout moment.

Clef, pensé pour les conciergeries qui sortent d'Excel

Clef a été conçu pour les conciergeries de quelques logements à quelques dizaines. Les calendriers Airbnb, Booking et Abritel arrivent tout seuls, chaque départ crée son ménage, les messages des plateformes et de WhatsApp sont au même endroit avec une réponse proposée, et avec l'offre Passe-partout, le relevé mensuel de chaque propriétaire se prépare tout seul. Tu peux télécharger toutes tes données quand tu veux.