Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 15 novembre 2026
Cette page explique quelles données Clef utilise, pourquoi, combien de temps, et comment exercer tes droits. Elle s'applique au site et à l'application.
Qui est responsable ?
Pour ton compte (ton prénom, ton e-mail, ton mot de passe, tes appareils connectés), le responsable est Clef, [à compléter : adresse du siège], joignable à contact@getclef.fr.
Pour les données de tes clients et prestataires que tu enregistres dans Clef (noms, téléphones, adresses, messages, demandes, factures), c'est ta conciergerie qui est responsable. Clef les traite uniquement pour ton compte, comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD (voir l'accord de traitement des données).
Les données de ton compte
| Donnée | Pourquoi | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Prénom, e-mail, nom de la conciergerie | Créer et gérer ton compte | Contrat | Tant que le compte existe |
| Mot de passe et code de secours | Sécuriser l'accès. Ils sont stockés sous forme d'empreinte (hachage scrypt), jamais en clair | Contrat | Tant que le compte existe |
| Appareils connectés (type d'appareil, dates) | Te laisser connecté et te permettre de retirer un appareil perdu | Intérêt légitime (sécurité) | 12 heures, ou 30 jours si tu choisis « se souvenir de cet appareil » |
| Acceptation des conditions (date et version) | Prouver ton accord | Intérêt légitime (preuve du contrat) | Tant que le compte existe, puis 5 ans après sa suppression (e-mail, version et dates seulement) |
| Demandes au support (e-mail, sujet, échanges, type de navigateur) | Te répondre et résoudre ton problème | Contrat | 3 ans après la dernière activité de la demande |
| Factures de ton abonnement (nom, adresse, SIREN, montants, dates) | Tenir notre comptabilité | Obligation légale (art. L123-22 du Code de commerce) | 10 ans à partir de la fin de l'année de la facture, même si le compte est supprimé |
| Jours d'utilisation de l'app (la date seulement, sans le détail de ce qui a été fait) | Mesurer si Clef est utile et prendre des nouvelles des conciergeries qui ne l'utilisent plus | Intérêt légitime | 13 mois |
| Réponses au sondage de satisfaction (note de 0 à 10 et commentaire facultatif) | Savoir si Clef est utile et l'améliorer | Intérêt légitime | Tant que le compte existe |
| Demande d'invitation (nom, e-mail, conciergerie, ville et message facultatifs) | T'envoyer une invitation à la version de test | Consentement | 1 an sans invitation, 3 mois après l'invitation |
| Journal des messages reçus (date, canal, statut, sans contenu ni numéro) | Vérifier que WhatsApp, Airbnb, Booking et Abritel fonctionnent | Intérêt légitime | 90 jours |
Nous ne demandons rien d'autre : pas de date de naissance, pas d'adresse personnelle, pas de suivi publicitaire, pas d'outil de mesure d'audience.
Quels messages sont gardés
Seuls les messages des clients et prestataires que tu as enregistrés sont conservés. Un message venant d'un numéro inconnu est ignoré : ni son contenu ni le numéro ne sont enregistrés.
- WhatsApp connecté en un clic : Clef peut importer jusqu'à 6 mois d'historique, uniquement pour les contacts déjà enregistrés comme clients ou prestataires, jamais les groupes ni les inconnus. Les réponses que tu écris depuis l'application WhatsApp de ton téléphone sont aussi enregistrées dans la conversation.
- Messages Airbnb, Booking et Abritel : seuls les e-mails de notification de ces plateformes sont lus. Une fiche voyageur est créée avec le prénom et l'adresse relais de la plateforme. Tous les autres e-mails reçus à ton adresse Clef sont effacés sans être lus.
- L'historique importé et ces messages sont gardés comme les autres messages, tant que la fiche du client existe. Tu peux les supprimer avec la fiche.
Livret d'accueil et espace client
Si ta conciergerie les utilise, les voyageurs et les clients reçoivent un lien privé, sans compte à créer. Le livret d'accueil n'affiche le code d'accès et le wifi qu'à partir de la veille de l'arrivée. Le téléphone et les informations laissées au check-in sont effacés 30 jours après le départ. Le code d'accès de la serrure connectée est effacé de Clef dès l'heure de départ. Un lien peut être désactivé à tout moment depuis l'application. Ces pages ne sont pas référencées par les moteurs de recherche.
Planning ménage
Ta conciergerie peut envoyer à son prestataire de ménage un lien privé vers son planning, sans compte à créer. Il y voit ses ménages du jour (adresse, accès, checklist) et la liste des 7 jours suivants, sans le nom des voyageurs. Il peut y prendre des photos des logements en fin de ménage : elles servent d'état des lieux en cas de litige avec un voyageur. Les photos sont réduites et débarrassées de leurs métadonnées (position GPS, appareil) avant l'enregistrement, chiffrées (AES-256-GCM) chez notre hébergeur en France, visibles seulement par la conciergerie et par ce prestataire, puis effacées automatiquement après 90 jours. La page demande de ne photographier ni les personnes ni les papiers personnels. Le lien peut être désactivé à tout moment depuis la fiche du prestataire.
Mandats de gestion signés en ligne
Ta conciergerie peut préparer dans Clef le mandat de gestion d'un propriétaire et le lui envoyer par e-mail. Le propriétaire le lit et le signe depuis un lien privé, sans compte, en confirmant avec un code à 6 chiffres reçu par e-mail. Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS. Pour pouvoir prouver la signature, Clef garde avec le mandat : le texte signé et son empreinte, le nom tapé par le signataire, son adresse e-mail, les dates et heures d'envoi, d'ouverture et de signature (horloge du serveur Clef), son adresse IP et le type de navigateur, ainsi que les mêmes informations pour la personne de la conciergerie qui l'a envoyé. Ces informations sont scellées (HMAC-SHA-256) pour que toute retouche se voie. Le code n'est gardé que sous forme d'empreinte, 15 minutes au plus. Le mandat et sa preuve restent tant que le compte de la conciergerie existe ; ta conciergerie doit les conserver de son côté pendant la durée légale (elle peut télécharger chaque mandat et le registre). Un lien de signature vaut 30 jours et peut être annulé à tout moment.
Les personnes qui ne veulent plus de messages
Si un client ou un prestataire répond STOP sur WhatsApp, Clef bloque l'envoi de messages vers son numéro jusqu'à ce qu'il écrive START.
Qui reçoit les données ?
Seule ta conciergerie voit ses données. Les autres conciergeries n'y ont pas accès. Pour fonctionner, Clef s'appuie sur ces prestataires techniques :
| Service | Pourquoi | Données transmises | Lieu |
|---|---|---|---|
| Clever Cloud SAS | Héberger le serveur et la base de données | Toutes les données du service | France |
| Anthropic (IA Claude) | Lire les messages et les notes pour proposer les demandes, les devis et les réponses | Texte des messages et des notes, noms et informations utiles à la demande | États-Unis |
| Meta (WhatsApp Business), si tu le connectes | Recevoir et envoyer les messages WhatsApp | Numéros de téléphone et messages | Union européenne et États-Unis |
| Kapso (intermédiaire officiel de Meta), si tu connectes WhatsApp en un clic | Page de connexion à WhatsApp, puis transmission des messages WhatsApp entre Meta et Clef | Nom de la conciergerie, numéros de téléphone et messages WhatsApp | États-Unis (clauses contractuelles types de la Commission européenne) |
| Stripe | Enregistrer ta carte et prélever l'abonnement à Clef | Nom, e-mail, adresse de facturation, carte (gardée par Stripe, jamais par nous ; nous gardons seulement l'empreinte fournie par Stripe, qui ne permet pas de retrouver le numéro, pour n'accorder qu'un essai gratuit par carte) | Union européenne (Irlande), avec des transferts encadrés vers les États-Unis |
| Brevo | Envoyer les e-mails du service (confirmation d'essai, mandats à signer et codes de signature) et recevoir les e-mails de notification Airbnb, Booking et Abritel que tu lui transfères | Prénom et e-mail ; pour un mandat : e-mail du propriétaire, texte du mandat et preuve de signature ; pour les notifications transférées : prénom du voyageur, adresse relais de la plateforme et contenu du message | France |
| Service de notifications de ton navigateur (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft), si tu actives les notifications | Afficher une alerte sur ton appareil | Une alerte chiffrée de bout en bout, illisible par ces services (nom du client et canal), et l'adresse technique de ton appareil | États-Unis |
| Seam (serrures connectées), si tu l'actives | Créer un code d'accès temporaire sur la serrure du logement pour chaque séjour (Nuki, Igloohome, Yale, TTLock…) | Prénom du voyageur, dates du séjour, code d'accès et serrure concernée | États-Unis |
| Iopole, plateforme agréée, si tu l'actives | Transmettre les factures électroniques entre professionnels | Contenu des factures (entreprises, montants, prestations) | France |
| Google (Places), si la recherche est activée | Trouver des prestataires autour d'une adresse | Le métier recherché et le lieu que tu choisis (ville, adresse ou ta position si tu cliques sur « Autour de moi »), sans le nom ni les coordonnées de tes clients | États-Unis |
Les transferts hors de l'Union européenne s'appuient sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, selon les engagements publiés par chacun de ces prestataires. Aucune donnée n'est vendue ni utilisée pour de la publicité.
Anthropic indique dans ses conditions commerciales ne pas utiliser les données envoyées par son API pour entraîner ses modèles.
Sécurité
Une sauvegarde chiffrée (AES-256-GCM) de la base est faite chaque jour, chez le même hébergeur, en France. Chaque sauvegarde est gardée 30 jours puis effacée : une donnée que tu supprimes disparaît donc aussi des sauvegardes au plus tard 30 jours après. Connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe hachés, jetons WhatsApp et Seam chiffrés en base (AES-256-GCM), cookie de connexion inaccessible aux scripts, limitation des tentatives de connexion, séparation des données entre conciergeries.
Tes droits
Tu peux à tout moment accéder à tes données, les corriger, les récupérer, les effacer, en limiter l'usage ou t'y opposer.
- Récupérer toutes tes données : Mon compte, « Télécharger mes données » (fichier JSON).
- Tout effacer : Mon compte, « Supprimer mon compte ». L'effacement est immédiat et définitif. Seules restent, à part et pour la durée légale, les factures de ton abonnement et la preuve de ton accord aux conditions (voir le tableau ci-dessus).
- Pour un de tes clients : sa fiche permet d'exporter ou de supprimer ses données.
- Pour toute autre demande : contact@getclef.fr. Nous répondons sous un mois.
Si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés, tu peux saisir la CNIL (cnil.fr/fr/plaintes).