Accord de traitement des données
Dernière mise à jour : 15 novembre 2026
Cet accord fait partie des conditions générales. Il répond à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il lie ta conciergerie (« responsable du traitement ») et Clef, éditeur de Clef (« sous-traitant »), dès la création du compte, essai gratuit compris.
1. Objet et durée
Le sous-traitant traite des données personnelles pour le compte de ta conciergerie, uniquement pour lui fournir le service Clef. L'accord dure aussi longtemps que le compte existe, et ses obligations de confidentialité continuent après sa fin.
2. Description du traitement
| Finalité | Recevoir et traiter les demandes des clients, organiser les interventions des prestataires, gérer les séjours, les logements et les immeubles, faire signer les mandats de gestion aux propriétaires, envoyer les messages que tu valides, préparer et transmettre les factures. |
|---|---|
| Nature des opérations | Hébergement, enregistrement, consultation, analyse des messages par l'intelligence artificielle pour proposer des demandes et des réponses, transmission par WhatsApp, e-mail ou facture électronique quand tu le demandes, export et effacement. |
| Personnes concernées | Clients de la conciergerie, voyageurs, résidents et leurs visiteurs, prestataires, et les membres de l'équipe de la conciergerie. |
| Types de données | Identité et coordonnées (nom, téléphone, e-mail, adresse), adresses et informations des logements (dont codes d'accès et wifi), dates de séjour, nombre de voyageurs et heure d'arrivée, contenu des messages et des demandes (y compris l'historique WhatsApp importé et les e-mails de notification Airbnb, Booking et Abritel), colis, réservations d'espaces communs, registre des visiteurs, compte rendu et photos de fin de ménage des logements (gardées 90 jours), mandats de gestion et preuves de leur signature (nom, e-mail, dates, adresse IP et navigateur du signataire), devis et factures (dont SIREN des clients professionnels). |
| Données sensibles | Aucune n'est nécessaire. Ta conciergerie s'engage à ne pas enregistrer de données de santé, d'opinions, de numéro de sécurité sociale ou de copie de pièce d'identité dans Clef. |
3. Engagements du sous-traitant
- Instructions : ne traiter les données que sur les instructions de ta conciergerie, données par ces conditions et par tes réglages et actions dans l'application. Si une instruction nous paraît contraire au RGPD, nous te prévenons immédiatement.
- Confidentialité : seules les personnes qui ont besoin d'accéder aux données pour faire fonctionner ou réparer le service y ont accès, et elles sont tenues à la confidentialité.
- Sécurité (article 32) : connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe hachés, jetons des services chiffrés en base (AES-256-GCM), séparation stricte entre conciergeries, limitation des tentatives de connexion, liens publics à jeton aléatoire révocable, effacement automatique des données qui ne servent plus (voir la politique de confidentialité).
- Aide pour les droits des personnes : la fiche d'un client permet d'exporter ou d'effacer ses données. Pour toute autre demande, nous t'aidons sur simple demande à contact@getclef.fr.
- Aide pour tes autres obligations : nous te fournissons les informations utiles à ton registre des traitements, à une éventuelle analyse d'impact et à tes échanges avec la CNIL.
- Violation de données : nous te prévenons sans délai, et au plus tard 48 heures après l'avoir découverte, avec sa nature, les données et personnes concernées, ses conséquences probables et les mesures prises, pour que tu puisses notifier la CNIL dans ses 72 heures si nécessaire.
4. Prestataires techniques (sous-traitants ultérieurs)
Ta conciergerie autorise le recours aux prestataires listés dans la politique de confidentialité. Chacun est lié par un contrat qui lui impose des obligations de protection équivalentes. Avant d'ajouter ou de remplacer un prestataire, nous te prévenons par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Si tu t'y opposes pour un motif lié à la protection des données, tu peux arrêter ton abonnement sans frais avant le changement. Les transferts hors de l'Union européenne s'appuient sur le Data Privacy Framework ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
5. Fin du contrat
Avant de partir, tu peux récupérer toutes les données depuis « Mon compte », « Télécharger mes données ». À la suppression du compte, toutes les données de ta conciergerie sont effacées immédiatement de la base. Les sauvegardes techniques de l'hébergeur, quand elles existent, sont écrasées au fil de leur rotation, dans un délai maximal de 30 jours. Seules restent les factures de ton abonnement et la preuve de ton accord aux conditions, qui concernent ta conciergerie en tant que cliente de Clef et sont gardées pour la durée légale.
6. Vérification
Nous te fournissons sur demande les informations nécessaires pour vérifier le respect de cet accord. Tu peux faire réaliser un audit, une fois par an, par toi-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret, en nous prévenant 30 jours à l'avance. L'audit est à ta charge et ne doit pas donner accès aux données des autres conciergeries.
7. Obligations de ta conciergerie
- Avoir une base légale pour chaque donnée enregistrée (contrat, intérêt légitime…), et informer tes clients, voyageurs, résidents et prestataires de l'usage de leurs données et de leurs droits.
- N'enregistrer que les données utiles, et respecter les demandes d'opposition (STOP).
- Relire les messages préparés par l'IA avant de les envoyer.